Trong bối cảnh các dự án xây dựng ngày càng phức tạp, công tác hồ sơ thanh toán không chỉ dừng lại ở việc lập biểu mẫu và tập hợp chứng từ, mà đã trở thành một nghiệp vụ quản trị tài chính thực thụ tại công trường. Nhằm giúp đội ngũ QS nâng cao năng lực chuyên môn, Confitech Thăng Long đã tổ chức buổi trao đổi chuyên sâu với chuyên gia trong lĩnh vực QS, tập trung vào chủ đề quản lý hồ sơ thanh toán – kiểm soát chi phí – phòng ngừa rủi ro tài chính.
Hồ sơ thanh toán – “xương sống” của tài chính công trình
Theo chuyên gia QS, nhiều công trình dù thi công đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo nhưng vẫn gặp khó khăn về dòng tiền do hồ sơ thanh toán không chặt chẽ, thiếu căn cứ pháp lý hoặc sai lệch khối lượng. Hồ sơ thanh toán không chỉ là thủ tục hành chính mà là căn cứ quyết định doanh thu, hiệu quả tài chính và khả năng thu hồi vốn của dự án.
Một bộ hồ sơ thanh toán chuẩn phải đảm bảo tính đầy đủ – chính xác – nhất quán – kịp thời, đồng thời bám sát hợp đồng, phụ lục hợp đồng và biên bản nghiệm thu hiện trường. Nếu hồ sơ không được chuẩn hóa ngay từ đầu, việc điều chỉnh, bổ sung về sau sẽ mất rất nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro bị chủ đầu tư cắt giảm giá trị thanh toán.
Những lỗi QS thường gặp khi lập hồ sơ thanh toán
Qua chia sẻ từ chuyên gia, các lỗi phổ biến nhất mà QS thường mắc phải gồm:
-
Bóc tách khối lượng chưa đúng bản vẽ thi công thực tế.
-
Sai đơn vị đo lường giữa dự toán và nghiệm thu.
-
Hồ sơ thiếu biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình hoặc chứng từ pháp lý.
-
Áp đơn giá không đúng hợp đồng hoặc không cập nhật phụ lục điều chỉnh.
-
Lập hồ sơ chậm dẫn tới ùn tắc dòng tiền và bị động tài chính.
Những sai sót này nếu không được kiểm soát sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận công trình và uy tín của nhà thầu trong quá trình làm việc với chủ đầu tư và tư vấn giám sát.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ thanh toán
Từ góc nhìn thực tế dự án, chuyên gia khuyến nghị QS cần:
-
Chủ động xây dựng checklist hồ sơ thanh toán ngay từ khi khởi công.
-
Phối hợp chặt chẽ với kỹ thuật hiện trường để cập nhật khối lượng thực tế.
-
Kiểm tra chéo đơn giá – khối lượng – phạm vi công việc trước khi trình ký.
-
Lưu trữ chứng từ khoa học, sẵn sàng truy xuất khi cần quyết toán.
-
Hiểu bản chất dòng tiền công trình để kiểm soát tiến độ thanh toán.
Đặc biệt, QS không nên chỉ “làm theo thói quen” mà cần thường xuyên cập nhật quy định, văn bản pháp lý và chuẩn mực quản lý tài chính trong xây dựng để nâng cao giá trị nghề nghiệp.
Hướng tới đội ngũ QS chuyên nghiệp và hiệu quả
Buổi trao đổi không chỉ trang bị kiến thức kỹ thuật mà còn giúp đội ngũ QS nhận thức rõ hơn vai trò của mình trong chuỗi quản trị dự án. QS không đơn thuần là người lập hồ sơ, mà là “người gác cổng tài chính” của công trình, trực tiếp tác động tới lợi nhuận doanh nghiệp.
Confitech Thăng Long xác định việc đào tạo nội bộ và chia sẻ kiến thức chuyên môn là nền tảng để xây dựng đội ngũ QS vững mạnh, chuyên nghiệp và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường xây dựng.